Das Management von Fördermitteln verlangt eine Vielzahl von Kenntnissen. Von rechtlichen Vorgaben, über die Verwaltung, Vergabe und Auszahlung von Mitteln bis hin zu Abrechnungen und dem Bearbeiten von Verwendungsnachweisen. Um diese Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, setzt die gsub mbH seit 2002 auf den Einsatz intelligenter Datenbanken. Die sogenannte Project Data Base (ProDaBa Produktfamilie) entwickelt das gsub-Team seitdem praxisnah kontinuierlich weiter – stets auf dem neusten Stand der Technik.

Vereinfachen, mitdenken, beschleunigen

Die ProDaBa sorgt für eine einheitliche Abwicklung von Förderprogrammen durch standardisierte Workflows. Sie erfüllt die Anforderungen von "e-Cohesion", also die weitgehend elektronische Abwicklung aller relevanten Prozesse bei Förderprogrammen. Hierzu gehören z. B. Verfahren zur Antragstellung und Bewilligung, Mittelabrufverfahren und Auszahlungen, Verwendungsnachweisprüfungen und statistische Auswertungen. Automatischer E-Mail-Versand und das Generieren von Dokumenten im System beschleunigen den Informationsfluss. Mittels umfangreicher Konfigurationsmöglichkeiten lassen sich neue Förderinstrumente zeitnah und effektiv bereitstellen.

Barrierefreiheit

Die Fördermitteldatenbank ProDaBa (Projektdatenbank) der gsub mbH ist nach BIK BITV Test (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung BITV 2.0) getestet worden. Sie hat den BIK BITV-Test, also die Prüfung der Barrierefreiheit, bestanden und das Zertifikat dafür erhalten. Dadurch ist sichergestellt, dass die Anwendung auch von sehbehinderten Benutzern bedienbar ist. Zudem werden PDF-Dokumente wie Anträge, Berichte und Bescheide barrierefrei vom System generiert.

Seit 2005 ist der BIK BITV-Test das etablierte Prüfverfahren in Deutschland, wenn es um Barrierefreiheit von Webseiten und Anwendungen geht. Er ist in enger Abstimmung mit Selbsthilfeverbänden von Menschen mit Behinderungen und Expertinnen und Experten für Barrierefreiheit entstanden.

 Für weiterführende Informationen geht es hier zum Test : https://webtest.bitv-test.de/index.php?a=ti&sid=3156

Eingaben optimieren und Rechtssicherheit schaffen

Eine Vielzahl von Plausibilitätsüberprüfungen nach nationalem Zuwendungsrecht (z. B. Einhaltung der Gesamtausgaben und Zuwendungen pro Haushaltsjahr, Einhaltung 20%-Grenze gemäß Ziff. 1.2 ANBest-P) steigern die Eingabeeffizienz der Nutzer und sorgen für die garantierte Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften. Gleiches gilt für das durchgängige Vier-Augen-Prinzip, das bei Bedarf auf einen Drittprüfer ausgeweitet werden kann. Einer wesentlichen Neuerung der EU-Verordnungen zur Umsetzung der Strukturfonds in der Förderperiode 2014 – 2020 wird mit der Anwendung unterschiedlicher Arten von Pauschalen Rechnung getragen. Hierdurch wird die Abrechnung von Fördermitteln sowohl für den Zuwendungsnehmer als auch den Zuwendungsgeber erheblich vereinfacht.

Flexibilität durch moderne Webtechnologien

Da die ProDaBa ausschließlich webbasiert ist, können sie von Antragsteller, Auftraggeber und Prüfbehörde völlig dezentral genutzt werden. Spezielle Benutzeroberflächen (Front-Ends) ermöglichen Nutzern, alle relevanten Prozessschritte von der Antragstellung bis zum Schlussbescheid online zu bearbeiten.

Dank einer Rechteverwaltung innerhalb der ProDaBa, erhalten berechtigte Nutzer ebenfalls dezentral Zugriff auf administrative Funktionen zur Abwicklung der Förderprogramme. Weiterhin bietet die Gesamtlösung Reporting- und Analysefunktionen zur Datenauswertung. Über das Berichtswesen können alle im System erfassten Funktionen abgerufen und ausgewertet werden. Dazu gehören z.B. Mittelbindungen, Prüfquoten oder Auszahlungen. Außerdem erlaubt die Anwendung den Datenaustausch mit anderen Datenbanken über diverse Schnittstellen. So werden beispielsweise regelmäßig Daten in nachgelagerte IT-Systeme von Auftraggebern übertragen und sämtliche Dokumente, die aus der Datenbankanwendung generiert werden, automatisch in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert.

All-In-One schafft maximale Transparenz

Die Struktur der ProDaBa ermöglicht, sich stets über den aktuellen Sachstand zu informieren. Alle Arbeitsschritte, vom Antrag bis zum Schlussbescheid, sind innerhalb des Systems miteinander verzahnt. So können Verwechslungen und "Zahlendreher" für den Zuwendungsgeber verhindert werden, da alle relevanten Angaben vom Zuwendungsempfänger eingegeben und durch die Datenbank nur weiterverarbeitet werden. Empfängern ist es beispielsweise möglich, nach einer Mittelanforderungsprüfung wiederum alle Prüfkommentare und Kürzungen in der Belegliste einzusehen. Über eine Historie werden sämtliche vorhabenbezogenen Vorgänge so dokumentiert, dass der jeweilige Benutzer diese entsprechend seiner Zugriffsrechte nachvollziehen kann.