Wir, die Fachstelle Teilhabeberatung organisieren derzeit im Auftrag des Bundesministerium für Arbeit und Soziales eine zweitägige rein digitale Schulungsveranstaltung (+ Aufbautag) für die bundesweit tätigen EUTB®-Beratenden. Als Veranstaltungszeitraum planen wir zwei Tage im September oder November 2026. Wir würden uns über ein erstes Angebot von Ihnen für unsere geplante Schulungsveranstaltung bis spätestens zum 01.09.2025 an oeffentlichkeitsarbeit(at)teilhabeberatung.de freuen.
Die Eckdaten zur geplanten Schulungsveranstaltung:
#Zeitraum: Die nachstehenden Zeiten geben Ihnen einen Anhaltspunkt, die noch spezifiziert werden müssen. Der Veranstaltungszeitraum ist im Idealfall außerhalb der Ferienzeiten in gesamt Deutschland. Bitte klammern Sie somit die ersten beiden Septemberwochen sowie die erste Novemberwoche aus, da dort in verschiedenen Bundesländern Ferien sind. Somit kommen folgende Zeiträume infrage: 14.09.-02.10.2026 oder 09.11.-27.11.2026. Im Idealfall findet die Veranstaltung an einem Dienstag + Mittwoch (Aufbautag Montag) oder an einem Mittwoch + Donnerstag (Aufbautag Dienstag) statt. Sollten Sie ausschließlich Kapazitäten für eine Veranstaltung an einem Donnerstag + Freitag (Aufbautag Mittwoch) haben, würden wir dies ebenfalls in Betracht ziehen.
Aufbautag: Wir sind mittlerweile erprobt mit der Durchführung von rein digitalen Veranstaltungen. Wir würden gerne einen Aufbautag (ggf. ist ein halber Tag ausreichend) für die Livestream-Technik mit einer Generalprobe einplanen.
Tag 0: Aufbautag + Livestream-Technik Generalprobe: Bitte teilen Sie uns mit, ob hierfür ein ganzer Tag gebucht werden müsste oder ob ggf. ein halber Tag ebenfalls möglich ist. Bitte planen Sie keine Wochenenden für einen Aufbautag ein.
Tag 1: Start und Ende des Programms (Schätzzeiten): 10:00 – 16:30 Uhr. Das Organisationsteam sowie ggf. weitere Dienstleistende planen schon früher am Morgen vor Ort zu sein (eventuell gegen 8 Uhr). Bitte beachten Sie, dass es sich um Schätzzeiten handelt.
Tag 2: Start und Ende des Programms (Schätzzeiten): 09:00 – 14:00 Uhr. Der Nachmittag wird als Abbauzeitraum benötigt (ab 14 Uhr). Das Organisationsteam sowie ggf. weitere Dienstleistende planen schon früher am Morgen vor Ort zu sein (eventuell gegen 8 Uhr). Bitte beachten Sie, dass es sich um Schätzzeiten handelt.
Die Veranstaltung wird rein digital geplant, d.h. die Personen vor Ort werden ausschließlich vom Organisationsteam der Fachstelle Teilhabeberatung, des Technikteams des Livestreams, Dolmetschende, Moderation und ggf. Kunstschaffende für die Pausengestaltung sowie ggf. Referierende sein. Es wird mit insgesamt ca. 60 Personen vor Ort kalkuliert. Die genaue Personenzahl kann abweichen und wird zu einem späteren Zeitpunkt noch mitgeteilt.
#Personenzahl & Zielgruppe: Es wird mit ca. 60 Personen vor Ort kalkuliert. Die Menschen vor Ort können verschiedene Beeinträchtigungen haben, deshalb steht die Barrierefreiheit an erster Stelle. Wir gehen derzeit davon aus, dass wir sowohl Dolmetschende für Gebärdensprache, Übersetzende für Schriftmittlung sowie eine Simultanübersetzung in Leichte Sprache vor Ort haben werden.
#Benötigte Räumlichkeiten/ Ausstattung:
Wir benötigen
- im Idealfall zwei größere Räume, in denen jeweils Platz ist für die Referierenden mit Dolmetschenden (Deutsche Gebärdensprache und Schriftmittlung), Dolmetschkabinen (für die Übersetzenden der Leichten Sprache) sowie die Regie für die Realisierung von vermutlich vier Livestreams (pro Hauptraum wird es einen Livestream in Alltagssprache und einen Livestream in Leichter Sprache geben). Den Technikanbieter für den Livestream möchte die Fachstelle Teilhabeberatung auf Basis von sehr guten Erfahrungswerten in der Vergangenheit selbst mitbringen. Der Rest der Technik wird über das Veranstaltungshaus bezogen. Die Räume benötigen eine stabile LAN-Verbindung für die Realisierung der Livestreams. Eine Bühne ist nicht dringend notwendig, wichtig ist der Platz für die Ausleuchtung der Referierenden, Moderation und Dolmetschenden. Bitte teilen Sie uns mit, falls es eine Bühne gibt und ob diese barrierefrei (z.B. durch eine Rampe oder einen Hebelift) zu betreten ist. Wie ist die Lichtsituation in den Räumen? Tageslicht/ Fenster verdunkelbar oder komplett ohne Außenfenster? In den beiden Räumen sollten im Idealfall ca. 40 Personen Platz finden. Bitte teilen Sie uns die qm² der zur Verfügung stehenden Räume mit.
- ein kleinerer Raum, welchen unser Veranstaltungsteam vor Ort für organisatorische Aufgaben sowie als Aufenthaltsraum nutzen kann. Bitte geben Sie uns die qm² des Raumes an und ob dieser sich auf der gleichen Etage wie die beiden benötigten Haupträume befindet.
- Optional: zwei kleinerer Workshopräume, in denen jeweils bis zu 2 oder 3 Referierende Formate wie beispielsweise Vorträge oder Online-Seminare über ein Videokonferenzsystem abhalten können. Es muss sich um geschlossene Räume handeln. Bitte geben Sie uns die qm² der beiden Räume an und teilen Sie uns mit, ob sich diese auf der gleichen Etage wie die beiden benötigten Haupträume befindet. Im Idealfall befinden sich alle durch uns gebuchten Räume auf ein bis maximal zwei Ebenen. Die Räume sollten mit Laptops und stabiler LAN-Verbindung ausgestattet sein. Bitte zeichnen Sie die zwei kleineren Workshopräume als optional in Ihrem Angebot aus.
#Livestream & Internet: Die Veranstaltung wird rein digital angelegt sein mit voraussichtlich vier geplanten Livestreams. Wichtig: Der Livestream muss zum einen die Sequenz der beiden Haupträume im Bild haben und ebenfalls die Dolmetschenden der Gebärdensprache sowie die Schriftdolmetschung. Das Bild im Livestream wird aus verschiedenen Komponenten gespeist. Der Livestream ist für bis zu 1.000 Personen geplant. Der Livestream wird über einen Technikdienstleister bereitgestellt, den die Fachstelle Teilhabeberatung mitbringt. Deshalb benötigen wir im Veranstaltungshaus eine stabile Bandbreite von mindestens 100 Mbits. Bitte geben Sie uns detaillierte Hinweise zu Ihren Internet-Kapazitäten und ob es ggf. die Möglichkeit gibt, dass optional ein „Upgrade“ (z.B. die Ermöglichung von Richtfunk o.ä.) dazu gebucht wird. Existieren in Ihrem Haus Glasfaserleitungen?
#Weitere Technikaspekte: Wie bereits angemerkt, möchten wir den bereits erprobten Technikdienstleister für den Livestream mitbringen. Bitte teilen Sie uns in Ihrem Angebot explizit mit, wo der Platz für die Regie- und Kameratechnik (in den beiden größeren Räumen) ist. Haben Sie ebenfalls Platz für „Cases“ (Materialboxen, die der externe Technikdienstleister mitbringt wegen des Equipments)? Gibt es im Hinblick auf die Tontechnik eine Bindung an einen möglichen Hausdienstleister? Gibt es eine eingebaute/ vorhandene Bühnenbeleuchtung, falls eine Bühne in einem der größeren Räume existiert?
Bitte weisen Sie in Ihrem Angebot die „Standardanforderungen“ wie Beamer, Laptop, Leinwand, Flipchart, Metaplanwände, Moderationskoffer und Beschallung/ Mikrofone aus. Gerne können Sie hier exemplarisch einmal jede Position in beiden benötigten Haupträumen aufführen, sodass wir hier ein Gefühl für die Preise erhalten. Eine genauere Anforderungsanalyse pro Raum ist noch nicht gegeben und wird im Laufe der Zusammenarbeit näher definiert.
#Dolmetschkabinen: Laut aktuellem Planungsstand gehen wir davon aus, dass wir für die Übersetzenden der Leichten Sprache insgesamt 2 Dolmetschkabinen benötigen. In einer Kabine sollen jeweils 2 Übersetzende Platz finden. In beiden größeren Räumen soll bitte eine Dolmetschkabine eingeplant werden.
#Barrierefreiheit: Barrierefreiheit steht bei uns an erster Stelle. Bitte weisen Sie in Ihrem Angebot aus, wie viele behindertengerechte Toiletten Sie in Ihrem Hause zur Verfügung stellen können und auf welcher Ebene diese sind. Des Weiteren benötigen wir eine Information über die Barrierefreiheit Ihres Veranstaltungshauses: u.a. Besteht ein ebenerdiger Zugang zum Veranstaltungshaus? Gibt es Aufzüge und falls ja, mit welchen Maßen?
#Catering:. Wir wünschen regionale und saisonale Produkte, inkl. veganer Alternativen. Es wäre schön, wenn glutenfreie Produkte auf Nachfrage im Rückstau bereitgehalten werden könnten. Bitte weisen Sie in Ihrem Angebot auf die Hygieneregeln sowie eine Information hinsichtlich des übrig gebliebenen Essens hin. Gibt es einen extra Cateringbereich in Ihrem Haus? Ist dieser mit Sitzgelegenheiten sowie höhenverstellbaren Stehtischen ausgestattet? Die genaue Personenanzahl für das Catering wird noch mitgeteilt.
#Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit ist unserem Auftraggeber sehr wichtig. Bitte weisen Sie uns gesondert aus, was beispielsweise die Verwendung von Ökostrom kostet, die Verwendung von Fairtrade Kaffee und Tee sowie weiteren möglichen Komponenten der Nachhaltigkeit in Ihrem Hause. Wo vermeidbar, bitte auf Verpackungsmüll verzichten. Haben Sie ggf. eine Broschüre oder einen Link zu den nachhaltigen Aspekten in Ihrem Haus für uns?
#Branding: Brandingmaßnahmen (z.B. Gestaltung einer möglichen Bühnenrückwand sowie eine Rednerpultabdeckung) werden im Verlaufe der Zusammenarbeit näher ausdefiniert. Bitte senden Sie uns Ihren Brandingkatalog zu, damit wir Maßnahmen auswählen können.
Wir freuen uns auf Ihr Angebot bis zum 01.09.2025 an oeffentlichkeitsarbeit(at)teilhabeberatung.de.