Leistungsbeschreibung für die Vergabe eines Auftrags für technische Leistungen der zweitägigen Schulungsveranstaltung der Ergänzenden unabhängigen Teilhabeberatung vom 26. – 27. September 2023

1. Vorbemerkungen

Wir, die Fachstelle Teilhabeberatung (Veranstalterin), unterstützen das Bundesministerium für Arbeit und Soziales u. a. bei der Durchführung bundesweiter Schulungsveranstaltungen. Wir planen vom 26. bis 27. September 2023 (Aufbautag: 25. September) eine digitale Konferenz zum Thema Vernetzung. Die Veranstaltung findet im Tagungswerk (Lindenstraße 85, 10969 Berlin) statt.

Die Räumlichkeiten des Tagungswerks dienen als Studio und Ausgangspunkt der Live-Übertragung der Veranstaltung. Es sollen zwei parallele Livestreams für jeweils bis zu 1.000 Personen auf Deutsch und zusätzlich eine Übersetzung der beiden Livestreams in Leichte Sprache übertragen werden. Die Veranstalterin bucht ihre eigenen Dolmetscher*innen in Leichte Sprache, Deutsche Gebärdensprachdolmetschung (DGS) sowie Schriftdolmetschung. Für die Gewährleistung der Barrierefreiheit wird es DGS und eine Untertitelung des Livestreams mittels Schriftdolmetscher*innen geben, die jeweils in die Livestreams eingebunden werden müssen. Die Dolmetschung der Leichten Sprache soll als Audiokanal pro Livestream auswählbar sein.

Eckdaten:

• Termin:  26. – 27.09.2023 (inklusive Aufbautag am 25.09.2023)
• Teilnehmende: schätzungsweise 80 Personen vor Ort + 1.500 online
• Räumlichkeiten: Tagungswerk, Lindenstraße 85, 10969 Berlin (im Tagungswerk befindet  sich eine Glasfaserleitung)
• Dolmetschung: Deutsche Gebärdensprache, Leichte Sprache, Schriftdolmetschung
• Technik: Realisierung von zwei Livestreams inklusive zusätzlicher Tonspur in Leichte  Sprache, notwendiges technisches Equipment zur Realisierung der Leistungsbestandteile, Einbindung der Livestreams in eine barrierefreie Webseite sowie Erstellung der barrierefreien Webseite

2. Bestandteile der Leistung

2.1. Zwei Livestreams in Alltagssprache (Deutsch) mit jeweils einer Tonspur in Leichte Sprache

Die beiden Livestreams sind in der deutschen Sprache (Alltagssprache) und müssen mit jeweils einer Audiospur in Leichte Sprache per Klick wechselbar sein. Die Einbindung der Livestreams muss auf einer barrierefreien Event-Webseite angelegt werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Punkt 2.2.

Aufbau des Livestreams:

• Einbindung von entsprechenden Fenstern in den jeweiligen Livestream
• Einbindung von einem Fenster mit entweder Referierenden oder Präsentation
• Einbindung von einem Fenster mit Bild der Gebärdensprachdolmetschung (Verhältnis ein Drittel zu zwei Drittel)
• Einbindung von einem Fenster mit der Schriftdolmetschung (Untertitelung)

Referierende können entweder vor Ort sein oder über ein Videokonferenztool zoom (Connect4video) eingebunden (und davor ongeboarded) werden.

2.2. Barrierefreie Webseite nach BITV 2.0 in Alltagssprache (Deutsch) und Leichte Sprache

Die detaillierte Ausgestaltung der Webseite wird in einem Auftaktgespräch mit dem Dienstleister besprochen. Folgende Anforderungen sind für die Erstellung des Angebotes zu beachten:

• Erstellung einer barrierefreien Webseite, die mindestens den BITV 2.0 Standards entspricht
• Einbindung der zwei Livestreams in Alltagssprache (Deutsch) mit den jeweiligen Audiospuren in Leichte Sprache
• Einbindung einer Kommentarfunktion, die barrierefrei bedienbar ist
• Einbindung des Programmablaufs in Textform
• Einbindung von vorproduzierten Videos
• Erstellung eines Downloadbereichs auf der Webseite für Unterlagen (z.B. barrierefreie PDF’s)
• Erstellung eines Hilfebereichs uvm.

Nach derzeitigem Planungsstand sind die folgenden Formate für die zweitägige Konferenz voraussichtlich geplant. Bitte beachten Sie, dass es hier noch Änderungen geben könnte: Podiumsgespräch auf einer Bühne mit voraussichtlich bis zu vier Personen, Redebeiträge auf einer Bühne (Moderation und Referierende), digitale Tische (Referierende, die entweder vor Ort sind oder per Videokonferenz-Tool hinzugeschaltet werden, halten einen Impulsvortrag und anschließend können Teilnehmende Fragen mittels der barrierefreien Kommentarfunktion stellen), vorproduzierte Videos (dauerhaft abrufbar während er gesamten Veranstaltungsdauer), Rundtischgespräche (werden über das Videokonferenztool zoom (Connect4video) abgehalten) und ein Get-together (wird über das Videokonferenztool zoom (Connect4video) abgehalten).

Zwingend zu beachten ist, dass sich der Aufbau der Webseite an den noch zu finalisierenden Programmpunkten orientieren wird.

2.3. Zusätzliche Technik & Dienstleistungen

Vor Ort wird es eine Basisausstattung der Technik geben, die von dem Veranstaltungsort gestellt wird. Das benötigte technische Equipment zur Realisierung der Leistungsbestandteile muss durch den potentiellen Dienstleister aufgelistet werden. Gerne wird auf die zusätzliche Expertise hinsichtlich des benötigten Equipments durch den Dienstleister zurückgegriffen. Die folgenden Bestandteile sind zwingend notwendig:

• Kameras und entsprechendes Zubehör
• Technische Ausstattung für die Umsetzung der Livestreams vor Ort
• Technische Ausstattung für die Umsetzung der Regie vor Ort
• Technische Ausstattung für das Onboarding von Referierenden
• Bühnenausleuchtung
• Mikrofone (Headset sowie Handmikrofone)
• Sonstige Technik, die für die Realisierung der Leistungsbestandteile benötigt wird
• Realisierung einer Helpline für technische Rückfragen der Teilnehmenden über zwei Kanäle (per E-Mail und Telefon): Die Service-Zeiten werden in der Detailplanung besprochen

Im Nachgang zur Veranstaltung (spätestens nach 3 Tagen) werden der Veranstalterin Auswertungen pro Tag und Livestream bereitgestellt.

3. Beispiel einer barrierefreien Webseite

Zum Punkt 3: Könntest du diesen für die Webseite bitte folgendermaßen abändern:

3. Barrierefreie Webseite

Nach Vertragsgestaltung wird in die ausführliche Detailplanung zur Webseite gestartet. Ein Beispiel wie der Livestream in den letzten Jahren barrierearm umgesetzt wurde:

Startpunkt der Beratenden ist der interne Bereich der Webseite www.teilhabeberatung.de. Über einen hier aufgeführten Link gelangen die Teilnehmenden zur Webseite der Veranstaltung. Die Teilnehmenden bestätigen zunächst die Checkbox zum Datenschutz und werden damit automatisch auf die Webseite mit dem Livestream weitergeleitet.

4. Angebot

4.1. Allgemeines

Bitte übermitteln Sie die Angebotsunterlagen elektronisch per E-Mail an die Fachstelle Teilhabeberatung unter oeffentlichkeitsarbeit(at)teilhabeberatung.de

4.2. Ablauf der Angebotsfrist

Bitte lassen Sie uns Ihr Angebot bis zum 3. April 2023 zukommen.

4.3. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

4.4. Vorzulegende Erklärungen, Nachweise und Unterlagen

• Angebot des Dienstleisters
• Anlagen 1 Preise

Alle im Angebot zu beziffernden Preise sind im Angebotsschreiben brutto in Euro (€), Bruchteile hiervon in vollen Cent anzugeben.

5. Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist

Der Zuschlag ist spätestens bis zum 21. April 2023 12:00 Uhr zu erteilen.

6. Kriterien für die Zuschlagserteilung

• Qualifikation (40%)
• Erfahrung (30%)
• Preis (30%)

Falls Sie Rückfragen haben, können Sie gerne jederzeit eine Kollegin der Öffentlichkeitsarbeit der Fachstelle Teilhabeberatung kontaktieren. Nutzen Sie bitte folgende E-Mail-Adresse: oeffentlichkeitsarbeit(at)teilhabeberatung.de.